Integritetspolicy
Hos oss på Norengs Redovisningsbyrå ska du som kund alltid känna dig trygg när det kommer till hur vi hanterar dina personuppgifter. Från och med den 25 maj 2018 gäller den nya Dataskyddsförordningen (GDPR) och vi har vidtagit tekniska och organisatoriska åtgärder för att vi ska kunna säkerställa att behandlingen sker i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning. Vi har även uppdaterat våra interna riktlinjer, policys och rutiner för hantering av personuppgifter.
Vad är en personuppgift?
Personuppgifter är alla uppgifter som direkt eller indirekt går att koppla till en enskild individ. Behandling av personuppgifter är allt som sker med personuppgifterna. Varje åtgärd som vidtas med personuppgifter utgör en behandling, oberoende av om den utförs automatiserat eller ej. Exempel på vanliga behandlingar är insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning, överföring och radering.
Tillämpningsområde
Norengs Redovisningsbyrå samlar in och använder uppgifter som kan kopplas till våra kunder för att kunna utföra våra uppdrag. Det är vårt yttersta ansvar att behandla uppgifterna på ett säkert och kundvänligt sätt i enighet med både rättsliga krav och de förväntningar våra kunder har.
Vem ansvarar för dina personuppgifter?
Det är Norengs Redovisningsbyrå som är ansvarig för hur dina personuppgifter behandlas och att våra kunders rättigheter tas tillvara. Här hittar du våra kontaktuppgifter.
Vilka personuppgifter samlar vi in och hur används dem?
Vårt ändamål är att leverera tjänster inom ekonomi, redovisning och bokföring. För att vi ska få behandla dina personuppgifter måste vi finna stöd i gällande dataskyddsreglering (GDPR) – en så kallad rättslig grund. Det finns ett antal rättsliga grunder att luta sig mot, men all vår behandling av personuppgifter grundar sig i någon av följande två: “Samtycke” eller “Fullgörande av avtal”.
Dessa innebär kort och gott antingen att behandlingen är nödvändig för att vi ska fullgöra ett avtal med dig eller att du lämnat ditt samtycke till behandlingen.
Vi kommer även att behandla personuppgifter som erhålls från dig som kund, dess koncernbolag, eller annan, som till exempel Skatteverket, Bolagsverket eller allmänt tillgängliga källor. Det för att kunna utföra och dokumentera uppdraget. Även dessa personuppgifterna kommer att behandlas i enlighet med gällande rätt och är också sådan behandling som är nödvändig för att fullgöra de rättsliga förpliktelser som åvilar oss.
Vår hemsida
När man fyller i kontaktformuläret på vår hemsida efterfrågar vi vissa personuppgifter. Vi använder personuppgifterna med stöd av en intresseavvägning för att kunna göra en återkoppling gällande ärendet.
Överföring till tredje land
Om en kund har en del av sin verksamhet i länder utanför Sverige eller EU/EES, så kallat ”tredje land” och vi överför data till en leverantör, vidtar vi lämpliga skyddsåtgärder och säkerställer att överförd data hanteras i enlighet med gällande lag. Dels finns det vissa sådana länder som EU-kommissionen har beslutat att de uppfyller den nivå på skydd för personlig integritet som krävs, dels skriver vi regelmässigt avtal med våra leverantörer om att de är tvungna att tillämpa klausuler som EU-kommissionen har godkänt beträffande skydd för den personliga integriteten.
Lagring
Vi lagrar och sparar uppgifter så länge uppgifterna är nödvändiga för att uppfylla våra ändamål. Uppgifterna kan också sparas och lagras under den tid som krävs enligt tillämpad lag. Vi arbetar hela tiden med att se över våra system så att onödiga uppgifter raderas.
Cookies
En cookie är en liten textfil som lagras på besökarens dator i syfte att förbättra upplevelsen och förenkla användandet av hemsidan. Genom att använda hemsidan samtycker du till detta. Om du inte vill tillåta cookies kan du välja att ändra inställningarna i din webbläsare så att de inte accepteras. Vissa funktioner på webbplatsen kan påverkas om inte cookies tillåts.
När man ansöker om en ledig tjänst hos oss
I och med att du skickar in en ansökan till oss innebär det ett medgivande till att vi hanterar dina personuppgifter enligt denna integritetspolicy. Vi kan komma att spara vi dina personuppgifter som är kopplade till din ansökan upp till två år. I en rekryteringsprocess genereras även andra dokument med personuppgifter som sparas olika länge beroende på hur länge de kan anses vara aktuella. Till exempel intervjuanteckningar sparas i två år medan vi anser att testresultat och referenser inte är aktuella mer än ett år. Bakgrundskontroller är dagsfärska och inte något som vi lagrar överhuvudtaget.
Dina rättigheter
Vi strävar efter att vara öppna med hur vi behandlar dina uppgifter. Om du vill få en insyn i den personuppgiftsbehandling som vi gör i vår relation till dig har du rätt att begära ut dessa. Om vi tar emot en sådan förfrågan kan vi komma att fråga efter ytterligare uppgifter. Det för att vi ska säkerställa att vi lämnar ut uppgifterna till rätt person. Du har också alltid rätt att begära att dina personuppgifter rättas.
Ändringar i integritetspolicyn
Observera att villkoren i integritetspolicyn kan komma att ändras. Den nya versionen kommer då att publiceras här.
Vill du läsa mer om Dataskyddsförordningen?
Till Datainspektionens hemsida
Allmänna villkor Srf-konsulterna
1. Allmänt
Allmänna villkor reglerar förhållandet mellan en redovisningsbyrå, nedan kallad Byrån och byråns uppdragsgivare/kund, nedan kallad Uppdragsgivare. Tillsammans kallade Parter.
2. Prioritetsordning
Om avtalsdokument som upprättats mellan Parterna sinsemellan strider i sin formulering ska följande prioritetsordning tillämpas: 1. Uppdragsbrev/avtal 2. Underbilagor till uppdragsbrev/avtal och tjänstespecifikation 3. Dessa allmänna villkor 4. Srf konsulternas etiska regler.
3. Tjänster
Byråns uppgift är att utföra de tjänster som avtalats i särskild upprättat uppdragsbrev/avtal, nedan kallade Tjänster. Upprättat uppdragsbrev kan fortlöpande utökas eller ändras till sin omfattning. Om så sker gäller dessa allmänna villkor även dessa Tjänster.
Byrån ska utföra Tjänsterna i enlighet med Svensk standard för redovisningsuppdrag, Rex. Det innebär att arbetet ska utföras noggrant och professionellt och i enlighet med gällande lagar, rekommendationer och fastställda etiska regler.
4. Materialleveranser
De uppgifter och material som Byrån behöver för att fullfölja sina åtaganden ska levereras till Byrån i så god tid att Byrån kan utföra sina Tjänster inom normal arbetstid och med iakttagande av gällande tidsfrister.
Om inget annat avtalats ska materialet levereras till Byrån på följande sätt:
•bokföringsmaterial senast 10 dagar efter utgången av den månad redovisningen gäller;
•material för beräkning och administration av löner minst 10 dagar före attest och utbetalningsdag;
•bokslutsmaterial senast 30 dagar efter räkenskapsperiodens utgång;
•deklarations- och beskattningsmaterial senast 30 dagar efter beskattningsårets utgång.
Uppdragsgivaren ska utföra sin del av samarbetet noggrant i överensstämmelse med rekommendationer, avtalsvillkor och Byråns instruktioner. Alla affärshändelser och verifikationer ska ha fullgod dokumentation och om Uppdragsgivaren själv ska konteringsmärka dessa ska det framgå tydligt av uppdragsavtalet och utföras enligt Byråns instruktioner. Upplysningar som kan påverka periodbokslut, årsbokslut, årsredovisningar och beskattning, men inte tydligt framgår av räkenskapsmaterialet, ska omedelbart tillställas Byrån.
5. Parternas ansvar
Uppdragsgivaren är:
• ansvarig för företagets redovisning och de rapporter som baseras på denna;
• ansvarig för att skatter och avgifter redovisas och erläggs på lagstadgat sätt;
• ansvarig för de tillstånd m.m. som krävs för den verksamhet man bedriver;
• skyldig att ombesörja att räkenskapsmaterialet återspeglar den verkliga affärshändelsen, samt att det insamlas och bevaras;
• ansvarig för att de upplysningar och anvisningar som lämnas är riktiga och inte strider mot gällande lag
Byrån ska:
• ställa sina Tjänster och sin kompetens till Uppdragsgivarens förfogande i enlighet med ingångna avtal;
•genomföra uppdraget i enlighet med de lagar och andra regler som gäller under avtalstiden;
•när och om fel upptäcks i räkenskapsmaterialet eller i andra uppgifter som har betydelse för Uppdragsgivaren meddela Uppdragsgivaren detta;
•ta ansvar för Uppdragsgivarens skador som är orsakade av Byråns brott mot avtalet, fel i Tjänsten eller försummelse
Byrån ansvarar bara för sin egen verksamhet. Byrån är inte skadeståndsskyldig för skador till följd av att Uppdragsgivaren lämnat ofullständiga eller felaktiga uppgifter eller instruktioner. Byrån är ej heller ansvarig för uppdragsgivarens användning av Byråns rapportering, eller för företagsledningens affärsmässiga beslut. Vidare är byrån inte ansvarig för bortfall av Uppdragsgivarens produktion, utebliven vinst eller någon annan indirekt skada eller följdskada. Byrån är inte heller ansvarig för följderna av ändring av lagar och andra regler.
Parterna ska använda kommersiellt rimliga metoder för viruskontroll och sekretess när information skickas elektroniskt. Parterna accepterar dessa risker och godkänner elektroniskt kommunikation dem emellan.
6. Underleverantörer och personal
Parterna svara för sina underleverantörer och sin personals prestationer. Part ska rikta sitt anspråk mot avtalspart och kan ej rikta ansvarsanspråk mot underleverantör eller personal.
7. Arvode m.m.
Om inte annat framgår av Uppdragsavtalet gäller att om löpande räkning avtalats mellan Byrån och Uppdragsgivaren beräknas Byråns arvode efter vid varje tidpunkt gällande prislista.
Har överenskommelse träffats om fast pris har Byrån därutöver rätt till ersättning för utlägg och kostnader, t ex ansöknings- och registreringsavgifter, utlägg för resor, kost och logi, sekreterartjänster, fotokopiering, utskrifter, fax, bud, porto etc.
Tilläggsarbeten och övertidsarbeten som är en följd av försenad eller ofullständig materialleverans från Uppdragsgivaren, ej avtalade extraarbeten till följd av lagändringar, myndighetspåbud eller liknande ska ersättas separat och är aldrig inräknade i fasta priser.
Betalningsvillkor:
Betalning ska ske senast 10 dagar efter fakturadatum om inte ett senare datum anges på fakturan. Vid försenad betalning debiteras dröjsmålsränta enligt räntelagen (1975:635).
8. Konfidentialitet, sekretess, tystnadsplikt
Parterna förbinder sig att hemlighålla den andre Partens affärshemligheter samt andra konfidentiella uppgifter som kommit till Parts kännedom.
Parternas ömsesidiga sekretesskyldighet fortsätter att gälla även efter att avtalet upphört. Parterna ansvarar för att sekretesskyldigheten även iakttas av personal och underleverantörer.
Tystnadsplikten gäller inte för de uppgifter som Byrån enligt avtal, lagstiftning, myndighetsbeslut, eller p g a professionella skyldigheter som följer av medlemskapet i Srf konsulterna, är tvungen att lämna till annan än uppdragsgivaren.
9. Kvalitetskontroll av auktorisationen
Auktoriserade Redovisningskonsulter genomgår kvalitetskontroll minst vart sjätte år.
Kvalitetskontrollen utförs av Srf konsulterna, med syfte att säkerställa att arbetet utförs i enlighet med Svensk standard för redovisningsuppdrag, Rex.
De tjänster som utförs för uppdragsgivaren kan bli föremål för den kvalitetskontroll som utförs avseende den Auktoriserade Redovisningskonsulten. Alla som deltar i kvalitetskontrollen omfattas av tystnadsplikt.
10. Behandling av personuppgifter
Byrån ansvarar för att personuppgifter behandlas i enlighet med gällande lagstiftning.
11. Byråns ansvarsförsäkring
Byrån ska vid alla tillfällen, och på egen bekostnad, inneha för arbetet relevant ansvarsförsäkring.
Om ett skadefall inträffar ska Uppdragsgivaren skriftligen meddela Byrån detta samt ställa nödvändig Information till försäkringsbolagets förfogande så att arten och omfattningen av skadan kan bedömas.
12. Reklamation
Byrån ska efter en reklamation beredas skälig tid för att avhjälpa felet eller bristen. Uppdragsgivarens rätt
till skadestånd eller annan gottgörelse är förverkad om reklamationen inte görs inom skälig tid.
13. Avtalets giltighetstid och uppsägning
Avtalet gäller tillsvidare med två månaders uppsägning, om inget annat avtalats.
14. Avtalsändringar och uppsägning
Uppsägning av avtalet eller andra meddelanden som har betydelse för Parternas förhållande enligt detta avtal ska ske skriftligen.
15. Rätt att omedelbart häva avtalet
Byrån har rätt att säga upp uppdragsavtalet med omedelbar verkan om
• Uppdragsgivarens betalningar är mer än 30 dagar försenade,
• Uppdragsgivaren upprepat inte levererar material och uppgifter i tid eller på annat sätt inte medverkar till att Tjänsten kan utföras såsom avtalats;
• Uppdragsgivaren på annat sätt bryter mot ingånget avtal, lagar, redovisningsrekommendationer och myndigheters anvisningar och Uppdragsgivaren inte korrigerat påtalade fel inom 10 dagar efter meddelande från Byrån;
• Uppdragsgivaren behandlar Byråns personal på ett oetiskt eller kränkande sätt.
• Uppdragsgivaren är försatt i konkurs eller av annan anledning inte kan betala sina skulder.
Uppdragsgivaren har rätt att omedelbart häva avtalet om:
• Byrån bryter mot avtalet och inte vidtar åtgärder för att korrigera avtalsbrottet inom rimlig tid.
16. Tvist
Tvist mellan Parterna ska först och främst lösas genom förhandling och i andra hand av allmän domstol på den ort där Byrån har sitt säte.
17. Force majeure
Om Part förhindras att uppfylla sina avtalsförpliktelser genom händelser utanför hans kontroll (force majeure), såsom strejk, arbetsblockad, arbetskonflikt, brand eller annan olycka, naturkatastrof och störningar i tele- eller eldistribution ska Parten vara befriad från sina förpliktelser i detta avtal till den del de har påverkats av händelsen ifråga.
Part ska omedelbart meddela den andra parten när force majeure uppkommer och upphör.
18. Överlåtelse av avtalet
Part kan överlåta sina rättigheter och skyldigheter enligt uppdragsbrevet/avtalet endast om den andra Parten ger sitt skriftliga samtycke därtill.
Allmänna villkor Srf konsulterna – 330.7 – 2018.1